Menyusul peluncuran otomatisasi AR pada tahun 2023, Accounting Seed telah mengumumkan otomatisasi AP (Hutang Usaha) sebagai rilis produk pertama pada tahun 2024. Bagi banyak tim keuangan, fungsi hutang usaha dapat memakan waktu dan berulang-ulang. Ini adalah salah satu bidang yang siap untuk otomatisasi, dan Accounting Seed bertujuan membantu UKM dengan memperkenalkan efisiensi pada proses AP mereka.
Ryan Sieve, kepala bagian teknologi di Accounting Seed, berkomentar, “AP Automation adalah jawaban atas keinginan pasar akan pembiayaan yang benar-benar tertanam. Kami tahu keseluruhan proses AP rumit, namun dengan AP Automation, kami memungkinkan pelanggan kami menghemat waktu dan menyederhanakan semua aktivitas yang berhubungan dengan proses AP.
“Tim Accounting Seed sangat bersemangat untuk membawa fungsi ini ke pasar dan memajukan misi kami untuk membantu perusahaan membuat keputusan bisnis yang lebih cepat dan akurat.”
Otomatisasi AP
Meskipun ada beberapa rangkaian otomasi AP tambahan yang tersedia, keuntungan yang dimiliki Accounting Seed adalah kemampuan Otomasi AP-nya sepenuhnya merupakan bagian dari solusi keuangannya dan tidak diperlukan integrasi. Artinya, pegawai AP akan segera melihat manfaat dari penggunaan sistem tanpa harus beralih ke perangkat lunak lain.
Fitur-fitur baru ini mengotomatiskan proses memasukkan tagihan ke dalam solusi melalui pencocokan faktur, hingga pembayaran hingga rekonsiliasi. Dengan perbaikan proses ini, organisasi juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap proses arus kas, mengurangi kesalahan, dan menurunkan risiko penipuan.
Otomatisasi AP tersedia sekarang, dan biaya tersedia berdasarkan permintaan. Peluncuran awal terbatas pada klien yang mengoperasikan entitas dolar AS saja. Yang belum jelas adalah kapan akan tersedia untuk pelanggan internasional. Pelanggan yang berminat melakukan aktivasi dapat menghubungi [email protected]. Accounting Seed mengonfirmasi bahwa ada biaya yang terkait dengan fitur otomatisasi AP yang baru.
Solusi ini terdiri dari tiga komponen utama, yang masing-masing mengotomatiskan elemen kunci dari proses Hutang Usaha.
Email ke hutang
Komponen ini mengambil email yang diterima dari pemasok dan secara otomatis membuat faktur hutang langsung di platform Accounting Seed. Pengguna terlebih dahulu perlu membuat akun email dan memberi tahu pemasok untuk mengirimkan faktur mereka ke akun tersebut.
Setelah dibuat, untuk setiap email yang dikirim ke alamat tersebut, Accounting Seed secara otomatis membuat faktur dengan rincian pemasok berdasarkan domain email pengirim yang sebelumnya telah diatur pada catatan kontak. Pengguna kemudian dapat melihat faktur di layar dan memasukkan rincian yang terdapat pada faktur AP.
Faktur ditampilkan pada layar terpisah dengan formulir entri tentang gambar faktur. Namun, solusinya tidak mengandung kemampuan OCR yang secara otomatis menangkap informasi yang terdapat pada faktur.
Enterprise Times bertanya kepada Mary Balmer, Direktur Produk di Accounting Seed, tentang hal ini dan format file yang didukung fitur impor email.
jawab Balmer, “Fitur Email ke Hutang kami tidak menyertakan OCR untuk menangkap detail faktur. Kami berencana memanfaatkan kemajuan teknologi terkini untuk mengubah gambar menjadi teks pada rilis mendatang. Untuk menjawab bagian kedua dari pertanyaan Anda, kami mendukung pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, png, jpg, jpeg, bmp, gif, tif, tiff.”
Proposal Pembayaran
Fitur Proposal Pembayaran membantu tim keuangan dalam menentukan pembayaran mana yang harus mereka lakukan. Pengguna dapat mencari dan memfilter berdasarkan berbagai kriteria. Mereka kemudian dapat memilih faktur yang menurut mereka optimal untuk dibayar. Balmer mengonfirmasi bahwa AccountingSeed belum memanfaatkan Salesforce AI untuk mengotomatiskan proses ini. Akan menarik untuk melihat apakah Accounting Seed mengembangkan fungsi ini.
Pengguna pertama-tama menyiapkan proses pembayaran dengan tanggal tertentu di masa depan, rekening bank, dan apakah mereka ingin menggabungkan faktur penerima pembayaran atau tidak. Mereka kemudian dapat menggunakan fungsi pencarian atau fungsi pencarian lanjutan untuk menyaring berbagai kondisi yang ingin mereka pertimbangkan. Ini dapat mencakup tanggal jatuh tempo, rekening, dan tanggal pembayaran awal. Setelah difilter, pengguna dapat melihat faktur dan nota kredit yang dapat diterapkan pada faktur tersebut.
Pencarian lanjutan menawarkan lebih banyak lagi
Pencarian lanjutan memungkinkan pengguna untuk memfilter berdasarkan bidang tambahan, termasuk bidang khusus yang mungkin telah disiapkan oleh organisasi, mungkin berkaitan dengan kontrak tertentu. Pencarian lanjutan juga memungkinkan penerapan operator boolean, seperti sama dengan, tidak sama, dan berisi. Pengguna dapat menambahkan pernyataan logika seperti AND dan OR dan juga memfilter hasil berdasarkan laporan Salesforce. Hal ini memungkinkan pengguna untuk membuat fitur kompleks yang dapat digunakan kembali, sehingga semakin mengurangi pekerjaan yang diperlukan untuk setiap proses pembayaran.
Pengguna dapat menambahkan satu faktur atau semua faktur yang difilter ke proses pembayaran dengan satu klik. Setelah daftar pembayaran yang diusulkan dipilih, pengguna dapat meneruskan daftar tersebut melalui proses persetujuan jika sudah diatur. Mereka juga dapat mengubah statusnya menjadi disetujui, di mana mereka mempunyai kewenangan. Distribusi uang tunai yang sesuai kemudian dibuat. Namun, fitur distribusi pembayaran otomatislah yang akan membantu pengguna dengan salah satu elemen AP yang paling menyakitkan.
Enterprise Times juga bertanya kepada Balmer, laporan apa yang tersedia untuk menyoroti anomali? Proses otorisasi apa yang ada? Bagaimana hal ini mendukung pemisahan tugas?
“Status distribusi pembayaran tersedia di setiap catatan pembayaran, beserta pesan kesalahan yang mungkin dikembalikan. Bidang ini dapat dengan mudah dilihat dalam tampilan daftar atau laporan. Untuk memperkuat kontrol internal atas pengeluaran, alur kerja persetujuan dapat dikonfigurasi pada catatan Proposal Pembayaran untuk memastikan pembayaran yang diusulkan disetujui oleh individu yang tepat sebelum dikirim ke vendor.”
Distribusi Pembayaran Otomatis
Accounting Seed telah bermitra dengan Edenred Payment Solutions untuk menghadirkan komponen ketiga otomatisasi AP ini. Agar Distribusi Pembayaran Otomatis dapat berfungsi, pelanggan dan penerima pembayaran mereka harus terhubung dengan platform Edenred. Pemasok dapat memilih opsi pembayaran pilihan mereka dari pembayaran Kartu Virtual, ACH atau Cek.
Artinya, pembayaran dilakukan secara otomatis melalui platform pihak ketiga yang aman dan teregulasi. Jika pemasok memilih pembayaran cek, rinciannya dikirim ke layanan pencetakan cek pihak ketiga. Perusahaan itu kemudian mencetak dan mengirimkan ceknya.
Proses ini dimulai ketika pengguna yang memiliki izin mengklik tombol bayar untuk serangkaian pembayaran yang disetujui. Atau, ketika pekerjaan terjadwal berjalan, pekerjaan tersebut secara otomatis membayar pembayaran yang telah disetujui sebelumnya pada tanggal tertentu.
Ketika pembayaran diklik, pengeluaran tunai dibuat dan secara otomatis diterapkan pada transaksi hutang. Pengguna kemudian dapat memposting pengeluaran tunai untuk didistribusikan secara otomatis ke dalam faktur.
Accounting Seed membuat jejak audit yang sesuai, dan pengguna dapat mengidentifikasi kapan dan bagaimana setiap faktur dibayar. Dalam pembaruan di masa mendatang, Accounting Seed juga berupaya menggabungkan pengeluaran kas ke dalam pengeluaran bank. Hal ini akan mengurangi jumlah transaksi di bank.
Akan datang lebih banyak lagi
Seperti yang ditunjukkan Balmer, masih banyak lagi yang akan datang seputar AP Automation. Edenred adalah perusahaan fintech yang berbasis di Eropa. Artinya, dukungan terhadap mata uang Eropa dan mata uang lainnya kemungkinan besar akan segera didukung. Edenred menghubungkan 60 juta pengguna dan 2 juta mitra pedagang di 45 negara melalui hampir 1 juta klien korporat.
Steve Lorenc, CEO di Accounting Seed, berkomentar, “AP Automation dirancang untuk memberdayakan pengguna dengan efisiensi yang tak tertandingi dan meningkatkan pengalaman Accounting Seed mereka. Dengan menyederhanakan proses AR dan AP melalui peningkatan fungsionalitas, Accounting Seed memungkinkan pelanggan mencapai lebih banyak hal dengan lebih mudah dalam satu platform, mendorong era baru produktivitas dan pertumbuhan.”
Accounting Seed mengadakan webinar pada tanggal 28 Februarith pada pukul 1 siang EST, Otomatiskan Hutang Usaha Anda (Diperlukan Pendaftaran)
Enterprise Times: Apa artinya ini
Ini adalah pembaruan yang disambut baik dari Accounting Seed. Fitur Distribusi Pembayaran Otomatis merupakan langkah maju yang signifikan. Hal ini menghilangkan sebagian besar beban pembayaran dari perusahaan-perusahaan yang secara teratur berhubungan dengan pemasok yang sama.
Fitur Proposal Pembayaran sangat fleksibel. Namun, Accounting Seed sepertinya melewatkan satu trik dengan tidak menyematkan beberapa algoritma yang merekomendasikan pembayaran kepada pelanggan. Demikian pula, email ke bagian hutang tidak memberikan solusi yang sepenuhnya otomatis. Seseorang memanfaatkan teknologi OCR, sesuatu yang sudah ditawarkan oleh Xero, Sage, dan QuickBooks.
Kuncinya adalah harga yang diberikan Accounting Seed pada produk baru ini. Distribusi Pembayaran Otomatis tentu saja memerlukan kenaikan harga. Namun, komponen lainnya dapat dilihat hanya sebagai perbaikan berulang pada platform yang tidak memerlukan kenaikan biaya.