Di Engage London, Smartsheet mengumumkan ketersediaan beberapa fitur baru yang didukung AI dan manajemen sumber daya. Fitur-fitur tersebut diintegrasikan ke dalam platform Smartsheet dan tersedia untuk pelanggan berdasarkan berbagai paket mereka. Engage London diadakan selama dua hari dan merupakan versi lebih kecil dari acara Engage yang diadakan Smartsheet setiap tahun di Seattle. Ini akan diadakan akhir tahun ini pada tanggal 7-10 Oktober.
Smartsheet tidak menahan pengumumannya seperti yang dilakukan banyak vendor AS untuk konferensi Eropa. Fitur yang diumumkan tersedia secara global. Tujuan dari diperkenalkannya fitur-fitur baru ini adalah untuk memungkinkan organisasi mengambil keputusan yang lebih baik menggunakan data yang sudah mereka miliki. Fitur-fitur baru memungkinkan pengguna untuk lebih memahami, memvisualisasikan, dan menganalisis data manajemen kerja. Hal ini juga akan memberikan wawasan tambahan yang didorong oleh AI.
Ben Canning, SVP Product Experiences Smartsheet, berkomentar, “Cara organisasi mengelola pekerjaan, orang-orang yang melakukan pekerjaan, dan konten yang mereka buat adalah fondasi kesuksesan, dan Smartsheet menyatukan komponen-komponen utama ini dalam satu platform yang didukung AI.
“Dengan platform kami generasi berikutnya, kami memberikan pelanggan pandangan menyeluruh tentang bisnis mereka dan memberdayakan mereka untuk mengungkap wawasan bermakna dari data manajemen kerja mereka sehingga mereka dapat membuat keputusan yang cerdas dan tepat serta mencapai tujuan mereka lebih cepat.”
Menanamkan AI
Smartsheet terus menanamkan AI dan, khususnya, AI generatif ke dalam platformnya. Fitur-fitur baru ini dikembangkan sejalan dengan prinsip Smartsheet untuk AI yang bertanggung jawab, yang memprioritaskan perlindungan data dan privasi. Ini menganut empat prinsip inti:
- Tanggung jawab: Smartsheet mengambil tanggung jawab atas privasi dan perlindungan data
- Transparansi: Smartsheet mengungkapkan apa, bagaimana, dan di mana ia menggunakan data. Itu tidak menggunakan data pelanggan untuk melatih model atau membagikan data tersebut dengan platform AI eksternal
- Keamanan: Keamanan ditinjau setiap tahun dan didasarkan pada strategi pertahanan yang mendalam
- Pemberdayaan: Alat dirancang untuk memberdayakan pengguna, memberikan pengguna keputusan untuk menggunakan atau tidak menggunakannya
Smartsheet mengumumkan tiga fitur generatif baru yang didukung AI. Sebagian besar tersedia mulai 14 Mei. Pelanggan paket perusahaan dapat memanfaatkan fitur-fitur baru ini. Enterprise Times menanyakan rincian pada Smartsheet tentang apa yang akan tersedia dan kapan.
Tanggapannya adalah, “Dengan pengecualian analisis data, fitur yang kami umumkan tersedia untuk semua pengguna Smartsheet yang memenuhi syarat mulai tanggal 14 Mei, bergantung pada paket mereka, di mana pun lokasinya. Fitur analisis data saat ini tersedia untuk semua pelanggan paket perusahaan yang menggunakan Smartsheet.com dan akan tersedia untuk semua pelanggan perusahaan Smartsheet yang menggunakan Smartsheet.eu pada akhir Mei.
Analisis Data
Pengguna akan dapat menggunakan bahasa alami untuk menginterogasi data dalam platform Smartsheet. Pertanyaannya bisa meliputi:
- Berapa banyak program yang melebihi anggaran bulan lalu di setiap departemen
- Berapa banyak tugas yang diselesaikan pada bulan Juli
- Buat bagan yang memperlihatkan jumlah tugas berdasarkan status
- Saya ingin grafik total penjualan berdasarkan pelanggan
Smartsheet akan memberikan jawaban dalam format yang sesuai, baik berupa visualisasi data seperti diagram batang, garis, atau lingkaran, atau merespons dengan nilai tunggal. Jika platform tidak dapat menafsirkan pertanyaan tersebut, maka platform akan meminta klarifikasi.
Smartsheet akan terus mengembangkan fitur ini dan bermaksud mengembangkannya hingga platform memperoleh wawasan dari data ribuan proyek pelanggan untuk membuka wawasan tingkat portofolio. Ada beberapa batasan lain saat ini; itu tidak akan meringkas satu lembar, dan pengguna juga tidak dapat mengunduh jawabannya.
Hasilkan Rumus
Fitur baru ini memungkinkan pengguna menghasilkan rumus kompleks menggunakan alat AI baru. Pengguna dapat mendeskripsikan formula yang ingin mereka buat dalam bahasa alami, dan Smartsheet AI akan menyederhanakan prosesnya. AI akan membantu dengan melengkapi nama bidang secara otomatis selama proses tersebut.
Salah satu contoh yang diberikan adalah “Hitung % alokasi untuk tugas menggunakan Upaya, Durasi, dan Staf”. Sistem akan secara otomatis membuat rumus yang benar
“=([Effort]@baris/([Duration]@baris*[Staff]@baris*8))*100”
Smartsheet percaya bahwa ini adalah satu-satunya platform manajemen kerja kolaboratif yang telah menciptakan pembuat formula AI. Seperti halnya Analisis Data, saat ini terdapat beberapa batasan, yang pastinya akan dikurangi pada iterasi berikutnya. Ini hanya akan mendukung nilai sel di lembar saat ini dan tidak mendukung rentang sel serta beberapa sel lainnya.
Buat teks dan Ringkas
Mirip dengan Hasilkan Formula, fitur ini memungkinkan pengguna membuat teks dengan cepat di dalam platform. Smartsheet mencatat tiga jenis konten yang dapat dibuat.
- Terjemahkan teks: Menerjemahkan [column with source text] ke dalam [column with desired language]
- Analisis teks: Berikan sentimen Positif, Netral, atau Negatif untuk [source column]
- Buat salinan iklan: Tulis iklan Twitter 140 karakter untuk produk tersebut [product name column] yang saat ini sedang dijual [column with sale price value]
Perhatikan bahwa konten yang dihasilkan tidak dinamis; oleh karena itu, jika bidang data yang digunakan untuk membuat teks berubah, Smartsheet tidak akan memperbarui teks.
Pengadopsi awal melihat manfaatnya
Salah satu pengguna awal fitur baru yang didukung AI ini adalah SoltechPR, mitra dan pengguna Smartsheet. Emmanuel Santiago-Ríos, Presiden dan Salah Satu Pendiri SoltechPR, berkomentar, “Alat AI Smartsheet telah meningkatkan produktivitas kami secara signifikan, terbukti menjadi alat yang sangat diperlukan bagi banyak pengguna Smartsheet, termasuk tim kami. Pakar Smartsheet kami, yang sering mengembangkan solusi kompleks untuk klien, sering kali bergulat dengan formula rumit yang dapat memakan waktu lama untuk memecahkan masalah.
“Sebelumnya, kami dapat menghabiskan waktu berjam-jam setiap bulan untuk men-debug formula ini untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan. Namun, munculnya alat AI baru telah merevolusi proses ini. Kini, menyusun formula kompleks dan melakukan proses debug terhadap formula tersebut dapat dilakukan dalam sekejap, sehingga kita dapat meluangkan waktu yang berharga untuk berinvestasi dalam aktivitas peningkatan nilai lainnya. Fitur-fitur ini tidak hanya membuat alur kerja kami lebih lancar; hal ini mengubah cara kita mengalokasikan sumber daya kita yang paling berharga, yaitu waktu.”
Peningkatan visibilitas dan wawasan
Pembaruan ini juga mencakup beberapa fitur yang meningkatkan cara pengguna memvisualisasikan data mereka dan menerima wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan pengelolaan sumber daya.
Pelacakan beban kerja di ujung jari Anda
Smartsheet telah mengungkapkan dua fitur pelacakan beban kerja baru, Peta Panas Beban Kerja dan Jadwal Beban Kerja. Fitur-fitur ini tersedia untuk pelanggan dengan paket Bisnis dan Perusahaan.
Peta Panas Beban Kerja memberikan gambaran visual tentang ketersediaan tim. Sehingga menghilangkan dugaan-dugaan bagi para manajer dengan menampilkan secara sekilas siapa yang bebas dan siapa yang dialokasikan secara keseluruhan serta menyederhanakan proses pengambilan keputusan.
Fitur Jadwal Beban Kerja diperluas pada Peta Panas, memberikan detail lebih besar tentang semua proyek yang sedang dikerjakan tim. Pengguna kemudian dapat menetapkan ulang tugas dari beberapa proyek untuk meningkatkan produktivitas.
Fitur-fitur ini diluncurkan awal tahun ini. Mereka telah digunakan di lebih dari 35.000 proyek di seluruh basis pelanggan.
Mengotomatiskan data manajemen sumber daya di Smartsheet
Segera tersedia, pelanggan paket Bisnis dan Perusahaan dengan Manajemen Sumber Daya oleh Smartsheet akan dapat dengan mudah mengatur data sumber daya mereka dalam laporan Smartsheet dan menampilkan wawasan ini di dasbor, sehingga meningkatkan visibilitas dan pengambilan keputusan.
Tampilan Garis Waktu
Tampilan Timeline baru memungkinkan tim untuk melihat dan mengelola pekerjaan mereka secara real-time. Pengguna dapat melihat tugas mereka di timeline, mengelompokkan komponen, dan mendapatkan gambaran besar untuk pekerjaan berbasis data. Fitur utamanya mencakup kemampuan untuk mengatur tugas pada jalur visual yang dikelompokkan berdasarkan tim, wilayah, atau status. Perubahan diperbarui secara real-time, jadi untuk proyek dinamis, pengguna langsung mendapat informasi terbaru tentang perubahan dan penyelesaian tugas.
Dalam tampilan baru, setiap pencapaian dan bilah mewakili tugas, yang disusun berdasarkan tanggal. Pengguna dapat mengklik item dan mengedit detail sesuai konteks tampilan mereka.
Enterprise Times bertanya pada Smartsheet apa bedanya dengan tampilan Gantt.
Mereka menjawab, “Tampilan garis waktu adalah cara baru untuk memvisualisasikan pekerjaan berbasis tanggal di Smartsheet, dan berbeda dari Gantt dengan memaksimalkan kepadatan halaman (yaitu menempatkan item berdampingan jika memungkinkan) dan dengan kemampuan mengelompokkan item secara visual secara tematis ke dalam jalur horizontal. Misalnya, pelanggan dapat mengelompokkan pekerjaan berdasarkan pilihan tunggal dropdown, kontak, atau kolom simbol, seperti pemilik, status, atau fase.
“Tampilan garis waktu sangat bagus untuk merencanakan dan mengelola peta jalan, portofolio, proyek, dan mengkomunikasikan kemajuan kepada pemangku kepentingan, sementara tampilan Gantt membantu memecah proyek kompleks menjadi tugas-tugas sederhana, menentukan dan melacak ketergantungan, dan mengidentifikasi jalur kritis.”
Tampilan Timeline baru tersedia untuk semua pelanggan.
Pandangan pelanggan lainnya
Smartsheet terus memperluas dan memperkaya platformnya. Pembaruan ini memanfaatkan informasi yang ada untuk memberikan efisiensi dan wawasan yang lebih besar bagi bisnis. Dengan demikian membuka kunci data yang sudah dimiliki organisasi.
Tim AWS Worldwide Public Sector menggunakan Smartsheet untuk menstandardisasi proses dan membuat sumber informasi terpusat. Jeff Kratz, Wakil Presiden, Penjualan Industri Sektor Publik Seluruh Dunia di AWS, berkomentar, “Smartsheet memungkinkan tim kami untuk secara konsisten meningkatkan skala proses kami dan memberikan lebih banyak transparansi kepada para pemimpin kami di AWS. Sebelumnya, kami menggunakan beberapa alat yang berbeda dan data kami tersebar di berbagai alat tersebut, sehingga sulit untuk mengukur dampaknya.
“Kami memilih Smartsheet karena fleksibilitasnya, integrasi yang lancar dengan dashboard Tableau, dan status IT yang disetujui di tingkat perusahaan. Anggota tim kami sekarang dapat memasukkan data di satu tempat dan secara otomatis dimasukkan ke dasbor Smartsheet yang dapat dilihat oleh para pemimpin kami. Smartsheet membantu mendorong konsistensi, produktivitas, dan kolaborasi, serta memungkinkan pembuatan konten yang dapat digunakan kembali. Sekarang kami memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap beban kerja anggota tim, memungkinkan kami menciptakan keseimbangan yang lebih baik di seluruh tim.”
Enterprise Times: Apa artinya ini
Pengumuman ini bukanlah pembaruan lokal biasa, melainkan perbaikan global yang akan tersedia dalam waktu dekat. Bagi pelanggan yang menghadiri Engage, ini adalah pengumuman yang menarik. Acara ini akan memberi mereka kesempatan untuk melihat fitur-fitur baru ini secara mendalam.
Tampilan Timeline baru akan menjadi tambahan yang disambut baik bagi banyak orang, dan pengenalan fitur AI yang lebih generatif juga disambut baik. Namun, dengan membatasi ini hanya pada paket Perusahaan, apakah Smartsheet melewatkan satu trik? Pengenalan AI ke dalam platform sudah menjadi hal yang biasa, dan vendor mungkin perlu memasukkan fitur-fitur baru ini sebagai standar di seluruh aplikasi mereka atau berisiko menjadi kurang kompetitif. Menarik untuk melihat apakah Smartsheet mengubah pendiriannya dalam beberapa bulan ke depan.