Yooz telah mengumumkan publikasi studi kasus yang mengungkapkan bagaimana Truck Zone, sebuah perusahaan perbaikan dan suku cadang kendaraan komersial Kanada, telah memanfaatkan platform otomatisasi AP-nya. Didirikan pada tahun 2022, Truck Zone kini menjadi salah satu penyedia suku cadang dan layanan terbaik untuk industri truk dan trailer tugas berat. Perusahaan ini mencapai titik di mana mereka memproses 2.000 faktur secara manual setiap bulan pada solusi ERP-nya, Karmak Fusion.
Dengan lima lokasi, spesialis paruh waktu AP kesulitan memproses beban. Dan tidak ada sistem pelacakan atau cara mudah untuk memisahkan faktur berdasarkan lokasi. Hal ini berarti tim keuangan memiliki sedikit visibilitas terhadap faktur terutang dan peningkatan risiko yang berdampak pada operasional. Selain itu, petugas harus mengonfirmasi otorisasi secara manual menggunakan email, bukan alur kerja apa pun. Terlebih lagi, ketika dia tidak bekerja, anggota keuangan lainnya tidak dapat menemukan informasi yang relevan, sehingga menyebabkan penundaan lebih lanjut.
Truck Zone mempertimbangkan opsi untuk menyelesaikan masalah ini. Karmak terintegrasi dengan tiga solusi otomatisasi AP: Epicor DocStar, Docubizz, dan Yooz. Ini memilih Yooz untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses manual dan memberikan visibilitas yang diperlukan. Implementasinya lancar.
Christina Chomyk, Direktur Keuangan dan Operasi Bisnis di Truck Zone, berkomentar, “Transisi ini bukanlah proses rumit yang mungkin ditakuti seseorang. Sebaliknya, kami menantikan pembaruan mingguan dan memanfaatkan peluang yang terkait dengan alur kerja dan proses baru.”
Keuntungan-keuntungan
Sekarang diimplementasikan, Truck Zone telah mengidentifikasi tiga manfaat utama dari penerapan Yooz.
- Akuntabilitas: Ada proses yang sepenuhnya transparan, yang memungkinkan pengguna di seluruh bisnis mengidentifikasi status faktur, apakah menunggu pemrosesan, persetujuan, atau pembayaran.
- Aman: Yooz telah meningkatkan keamanan data keuangan dan melindungi Truck Zone dari penipuan dari sumber mana pun.
- Disederhanakan: Proses AP sekarang diotomatisasi dalam pemrosesan persetujuan dan pembayaran. Petugas AP memiliki lebih banyak waktu untuk menjawab pertanyaan vendor dan membangun hubungan vendor daripada memproses atau menjawab pertanyaan internal.
Perubahan ini berarti bahwa karyawan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang bernilai tambah dibandingkan proses manual. Chomyk mencatat“Ini bukan pengganti karyawan tetapi kebebasan dari tugas-tugas rutin dan membosankan, membuka jalan bagi tugas-tugas yang lebih bermakna.”
Enterprise Times: Apa artinya ini
Truck Zone telah melihat keuntungan dari penerapan platform otomatisasi AP. Perusahaan memilih salah satu solusi yang sudah terintegrasi dengan solusi ERP-nya, yang akan membuat implementasi lebih mudah. Meskipun studi kasus ini tidak mengungkapkan metrik kuantitatif apa pun seputar perbaikan, terdapat keuntungan kualitatif yang jelas yang diperoleh perusahaan.
Sebagai perusahaan yang sedang berkembang, Truck Zone jelas akan mendapat manfaat dari penerapan Yooz untuk pertumbuhan lebih lanjut, dan hal ini sudah dilakukan. Perusahaan tersebut baru saja menambahkan lokasi kelimanya setelah mengakuisisi Schaffers' Equipment, Truck & Trailer Repairs (2012) Ltd di Nanaimo awal bulan ini.